邁向自我成長的下一步 - 04 紀錄和工具

有過嗎?本來每天都會花一些時間做這件事,但有因為一些事情而中斷了一兩天,接著就完全忘記了... 計畫好的事情若是沒有好好的記錄下來,時常會隨著時間的流逝而慢慢被淡忘。今天要來介紹一些我用來紀錄各種計畫的工具。

邁向自我成長的下一步 - 04 紀錄和工具
謝謝天才小畫家 Yvonne 的圖片

有過嗎?本來每天都會花一些時間做這件事,但有因為一些事情而中斷了一兩天,接著就完全忘記了...

計畫好的事情若是沒有好好的記錄下來,時常會隨著時間的流逝而慢慢被淡忘。今天要來介紹一些我用來紀錄各種計畫的工具。

Notion

這不是 Notion 使用教學,而是說明我為何認為 Notion 很適合用於規劃。我會在最後推薦幾個教程網站及影片。

我最主要使用的工具就是 Notion。這是一個免費的軟體,除了電腦版以外還有手機版,所以在何時何地都可以使用。Notion 常見的使用者有學生、工程師、設計師、產品或專案經理等等。我最常用於規劃工作進度、記錄專案進程、收入支出規劃、閱讀筆記等等,將其儲存成屬於我的一個知識庫。

我個人最喜歡 Notion 得其中一個特色就是,他可以將各種數據以不同的形式呈現出來。舉個簡單的例子,我在 Notion 中輸入了一些簡單的代辦事項,而 Notion 可以用以下種不同的方式呈現出我的代辦事項,可以點擊這個連結到我的公開 Notion 看下面的範例。

💡 在 Notion 裡,每一項數據都是一個頁面 Page。其中可以使用 Markdown 語法來輕鬆紀錄各種內容,若是不會 Markdown 也可以用其用戶介面簡單的拖拉和設計頁面。

Table

Table View 是將數據一列列的呈現出來。我習慣在這個呈現方式裡輸入各種新的資料或是代辦事項等等,這裡我將數據的所有性質呈現出來,範例裡的性質包括時間以及狀態

Board

Board View 則是將數據根據不同的性質呈現出來。這裡我用代辦事項的狀態來做分類,當事情完成時你可以直接將進行中的事項拖拉至完成。這很適用於專案管理,如果有使用過 Trello 的讀者應該大致了解 Board View 的實用性。

Gallery View 是將數據由圖案的方式呈現出來。我習慣用這種呈現方式來打理我的各種大小目標和專案,看到圖片的時候能很快的理解內容。有些人也會將其當作是日記一樣紀錄,每天放一張當日照片來回憶。

Timeline

Timeline View 是根據時間來呈現數據的。適用於那些時間管理非常緊湊的人使用,我只有在當日事情多但時間少的時候才會使用 Timeline View。可以在上面左右拖移和拉長來改變事項的時間性質。

Calendar

Calendar View 就是簡單的日曆。我常會用這個來規劃我每週的行程,看著每日事項可以更加平均的規劃每日事項。


我如何使用 Notion

記得最初文章中的規劃流程圖嗎?這些都可以在我私人的 Notion 裡面用數據的方式表現。

設定目標與期望的頁面(抱歉都是英文)

像是最上面的設定目標與期望,我有一個 Page 專門紀錄我對自己的期望。而下面的小目標也都有各自的 Page 並且與其上位目標保持連結,而再往下的目標也是以此類推。

我的小專案的部分截圖,相當於流程裡的方法橘色方塊

各種為了達成目標而設定的專案和小計畫,我則喜歡用 Gallery View 表現,像是我當初建立矽谷路上遇見你的小專案、各種音樂企劃等等。裡面紀錄各個事先創建的代辦事項以及各種想法和好主義等等。

而每個專案中的代辦事項則會在一個集中的日曆上看到,簡單明瞭的知道自己今天有哪些預定好要做的事情。

每週的評估與改進

而我每一週、月、季、年,都會有一個數據庫專門用於評估與改進。像是上面的圖片中我會幫自己評定每週的效率,並且其中有各種預設的事項幫助我回顧上一週的表現、設定下一週的事項、和評估及改進各種計畫等等。

Content Creation 頁面

我還會將各種不同的數據整合在一個頁面中,像是上圖中的 Content Ceation 頁面是我用來管理文章、音樂創作、及影片等等用的。除了這個頁面之外我還有其他許多不同用處的頁面,像是專門存放想閱讀文章和筆記的頁面、各種特別回憶的整合頁面、各種收支紀錄的頁面等等。簡而言之,Notion 可以讓使用者非常客製化的做出適合自己的工作及紀錄平台。

💡 請勿在 Notion中存放任何重要的私人信息,像是銀行帳號密碼等等。

Notion 的短板

當然 Notion 也不是萬能的,它不像 excel 一樣能有各種客製的公式等等,也沒有內建的辦法用圖表視覺畫各種數據,所以我還是有一些需要視覺化的數據會紀錄在 Notion 外。除此之外 Notion 還有許多的小限制,像是至今還沒有辦法連結 Zapier 這種自動化工具,但相信這些都會在 Notion 團隊的努力下慢慢改進。

Notion 教學

基礎的 Notion 教學在 Youtube 上可以找到非常多,我覺得內容都大同小異,而且中文的教程很多但我覺得都稍微有一些散亂。不過若是要選一部中文教程影片當做入門的話我會選設計師 Rex的教學影片

如果熟悉英文的讀者則可以考慮直接參考 Notion 官方的入門影片,我覺得內容淺顯易懂,可以很快的帶過許多重要的功能。除此之外,在熟悉 Notion 之後也可以直接閱讀 Notion 的各種教程和文檔

接著是我個人的推薦!我是根據 August Bradley 所教授的 Notion PPV Life Management System 來創建和改進我的各種 Notion 使用方法的。這個教學在 Youtube 上非常的完整,其中內容不只有如何使用 Notion,更多內容是如何更加有效率的管理自己的生活以及系統式的思考等等。我當時花了大約兩星期的下班時間每天觀看這個教程,並改進我原先的 Notion 用法以及各種 Life Management Skills。雖然內容是英文而且內容長達 10 多小時,不過我非常推薦有空的讀者參考他的影片。It will change your life !

結語

Notion 是我個人習慣使用的工具之一,我也有推薦許多身邊的朋友使用。除此之外我也有使用一些其他的工具來規劃,但 Notion 是我最主要的工具。Notion 當然不只有上面所介紹的使用方式,它能讓使用者很自由的客製化成各種使用適合自己的使用方式。在習慣了 Notion 的使用方法後,相信你也能更有效率的規劃和紀錄自己的目標。

我是小貓貓工程師,
這篇文章是本系列的最後一篇,
謝謝閱讀邁向自我成長的下一步